Ewidencja Przebiegu Pojazdu w zastosowaniu w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów

Podatnik wykorzystujący samochód do działalności gospodarczej może to udokumentować w dwojaki sposób. Po pierwsze może wprowadzić auto do środków trwałych firmy. W ten sposób wszelkie koszta jakie będzie ponosił w związku z eksploatacją pojazdu będą kosztami podatkowymi. Jednak aby wprowadzić pojazd do ŚT pojazd musi być własnością podatnika. Nie zawsze tak jest, często podatnicy korzystają z pojazdów użyczonych im na przykład przez członków rodziny. Z reguły są to użyczenia nieodpłatne. Jak wtedy udokumentować wydatki związane z pojazdem aby stały się one kosztami podatkowymi? Do tego służy właśnie Ewidencja Przebiegu Pojazdu.



Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona jest najczęściej gdy podatnik rozlicza się na zasadach ogólnych i chce wykorzystywać w działalności gospodarczej samochód osobowy zachowując jednocześnie możliwość jazd prywatnych. Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzi się w następujących przypadkach :
1.    podatnik  używa samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do środków trwałych firmy,
2.    gdy pracownik używa prywatnego samochodu na potrzeby działalności pracodawcy.

Należy przy tym zwrócić uwagę, że jeśli pojazd nie jest wpisany na listę ŚT firmy to ustawowo istnieją ograniczenia w stosunku do wysokości kosztów jakie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych z tytułu użytkowania samochodu. Wydatki takie stanowią koszt do wysokości limitu który ustala się na podstawie ilości przejechanych kilometrów mnożąc przez stawkę dla danego pojazdu. Istnieją dwie podstawowe stawki dla pojazdów osobowych:
1.    pojemność silnika do 900 cm – stawka 0,5214 zł
2.    pojemność silnika powyżej 900 cm – stawka 0,8358 zł

Tak wyliczony ryczałt miesięczny wynikający z pomnożenia faktycznie przejechanych kilometrów ( w Ewidencji Przebiegu dokonuje się zapisów faktycznie przejechanych tras wraz z odległością w kilometrach ) oraz stawki ustawowej daje przedsiębiorcy miesięczny limit do którego wysokości może zaliczyć wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego do kosztów uzyskania przychodów. Co ważne jeśli w danym miesiącu wydatki przekroczą limit to takie wydatki mogą być zaliczone również w następnym miesiącu do kosztów uzyskania przychodów. Ważne jest aby sumarycznie wydatki były w ciągu jednego roku podatkowego.

Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzi się  odrębnie dla każdego pojazdu. Powinna ją prowadzić osoba która faktycznie używa pojazdu (pracownik, przedsiębiorca), jednak ewidencja powinna być potwierdzana przez podatnika (właściciela firmy). Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, i  powinna być uzupełniania po  każdym przejeździe.

Prowadząc ewidencję przebiegu pojazdu należy nadal pamiętać o właściwym udokumentowaniu wszelkich wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Na paliwo i inne wydatki należy bezwzględnie brać faktury VAT jedynie takie koszta jak opłaty za przejazd autostrada bądź za parking mogą być udokumentowane na podstawie innych dowodów księgowych.

Artykuł napisany przez eksperta z biura księgowego HAH z Łodzi: www.hah.pl